Quy trình thông báo và đăng ký website với Bộ Công Thương

Quy trình thông báo và đăng ký website với Bộ Công Thương cần bắt đầu bằng việc chọn đúng thủ tục, chuẩn bị tài liệu, nộp hồ sơ và theo dõi phản hồi đến khi có kết quả xác nhận. Hướng dẫn dưới đây giúp chủ website tự thực hiện từng phần, đồng thời biết cách xử lý khi được yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung.

Với mô hình thuộc diện phải thông báo hoặc đăng ký, thủ tục cần hoàn thành trước khi vận hành theo quy định. Anh/Chị nên chuẩn bị sớm, thay vì chờ website nhận đơn rồi mới rà lại hồ sơ.

Chọn đúng thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ

Hai nhánh dưới đây dùng để định hướng cho website do chủ thể trong nước vận hành. Hồ sơ thông báo và hồ sơ đăng ký có yêu cầu khác nhau, không dùng thay cho nhau.

Một biểu mẫu liên hệ, nút “Mua ngay” hoặc việc chưa có thanh toán online chưa đủ để kết luận. Cần xem website có cho khách đặt hàng trực tuyến hay không, ai là người bán và có tạo môi trường giao dịch cho bên khác hay không.

Chuẩn bị thông tin và rà website trước khi nộp

Thông tin nên tập hợp trước để kê khai

• Chủ thể vận hành: tên, mã số thuế, địa chỉ và thông tin trên giấy tờ pháp lý còn hiệu lực.
• Website: tên miền đang sử dụng, nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ, mô hình bán hàng và cách tiếp nhận đơn.
• Đầu mối theo dõi: người phụ trách, email và số điện thoại có thể nhận phản hồi trong quá trình xử lý hồ sơ.

Đây là thông tin để chuẩn bị kê khai. Thành phần tài liệu phải nộp cần đối chiếu theo từng thủ tục, không mặc định mọi website phải tải lên cùng một bộ giấy tờ.

Kiểm tra nội dung mà khách có thể xem trên website

Anh/Chị nên mở website như một người mua, xem thông tin và thử đi qua luồng đặt hàng. Việc này giúp phát hiện những chỗ chưa thống nhất trước khi khai báo:

• Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế và thông tin liên hệ có khớp với chủ thể đứng tên hồ sơ không?
• Hàng hóa hoặc dịch vụ, giá và các điều kiện giao dịch có được trình bày rõ để khách hiểu trước khi đặt không?
• Khách có biết cách đặt hàng, xác nhận đơn, thanh toán, nhận hàng hoặc nhận dịch vụ không?
• Các chính sách giao nhận, đổi trả, bảo hành, hoàn hủy, bảo vệ thông tin và tiếp nhận khiếu nại có phù hợp với hoạt động thực tế không?

Chẳng hạn, website dịch vụ không nên sao chép nguyên chính sách giao hàng của một cửa hàng bán sản phẩm. Nếu dịch vụ có đặt lịch hoặc hoàn hủy, nội dung cần giải thích đúng cách đơn vị tiếp nhận, xác nhận và xử lý yêu cầu đó.

Quy trình thông báo website

Nhánh này dành cho nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến. Anh/Chị có thể chia việc chuẩn bị và nộp hồ sơ thành các bước sau.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo

Hồ sơ gồm tờ khai theo Mẫu số 01 tại Phụ lục II của nghị định hướng dẫn và giấy phép hoặc tài liệu tương ứng nếu kinh doanh ngành, nghề có điều kiện. Những tài liệu đã có dữ liệu điện tử hợp lệ, có thể khai thác qua kết nối theo quy định thì không phải cung cấp lại.

Trước khi kê khai, kiểm tra tên miền, chủ sở hữu và nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ. Nếu dùng bản chụp giấy tờ, cần bảo đảm thông tin đọc được và tài liệu còn phù hợp với hoạt động đang khai báo.

Bước 2: Đăng nhập cổng và chọn thủ tục thông báo

Truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia, đăng nhập theo hướng dẫn hiện tại và tìm thủ tục thông báo nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến.

Đọc thông tin thủ tục, cơ quan tiếp nhận và thành phần hồ sơ trước khi thực hiện. Cách bố trí giao diện có thể thay đổi; nên nhận diện bằng tên thủ tục thay vì chỉ dựa vào vị trí nút trong ảnh hướng dẫn cũ.

Bước 3: Kê khai, kiểm tra và gửi hồ sơ

Khai báo theo biểu mẫu, đính kèm tài liệu thuộc trường hợp áp dụng rồi kiểm tra lại trước khi gửi. Chú ý tên miền có đúng website đang vận hành, thông tin chủ sở hữu có thống nhất và website có truy cập được để đối chiếu hay không.

Sau khi gửi, lưu thông tin tiếp nhận hoặc mã hồ sơ được hệ thống cung cấp. Phân công một người theo dõi tài khoản và email để phản hồi kịp thời khi có yêu cầu.

Bước 4: Theo dõi phản hồi hồ sơ thông báo

Thời hạn phản hồi là 03 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Phản hồi có thể là xác nhận, yêu cầu làm rõ thông tin hoặc từ chối có nêu lý do.

Nếu được yêu cầu bổ sung, đọc toàn bộ nội dung phản hồi và thực hiện theo hướng dẫn xử lý ở phần dưới. Mốc phản hồi này không bao gồm thời gian Anh/Chị tự chuẩn bị tài liệu hoặc chỉnh sửa website.

Quy trình đăng ký website

Với website thuộc nhóm nền tảng trung gian, mạng xã hội hoạt động thương mại điện tử hoặc nền tảng tích hợp, cần kiểm tra điều kiện pháp nhân và điều kiện quản lý, vận hành trước khi lập hồ sơ đăng ký.

Bước 1: Tập hợp đúng tài liệu của hồ sơ đăng ký

Đối chiếu Điều 27 của nghị định hướng dẫn để chuẩn bị:

• Tờ khai theo Mẫu số 02 tại Phụ lục II.
• Giấy phép hoặc tài liệu cho ngành, nghề kinh doanh có điều kiện nếu áp dụng; đối chiếu quy định về dữ liệu điện tử đã được kết nối.
• Đề án hoạt động thương mại điện tử theo Mẫu số 05, với nội dung theo quy định.
• Quy chế hoạt động livestream bán hàng nếu nền tảng có tính năng này.
• Mẫu hợp đồng, thỏa thuận giữa người bán với chủ quản nền tảng.

Bước 2: Đối chiếu tài liệu với cách website hoạt động

Đọc lại đề án, hợp đồng và quy chế trong khi kiểm tra website. Những gì mô tả về người bán, người mua, cách đăng sản phẩm, tiếp nhận đơn, thanh toán hoặc xử lý tranh chấp cần thống nhất với chức năng và cách vận hành thực tế.

Ví dụ, nếu nền tảng cho nhiều người bán tham gia, tài liệu cần làm rõ vai trò và trách nhiệm giữa chủ quản với người bán. Sao chép chính sách của một cửa hàng chỉ bán hàng của mình sẽ không giúp giải thích đầy đủ mô hình nền tảng.

Bước 3: Chọn thủ tục đăng ký và nộp hồ sơ

Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia, chọn thủ tục đăng ký phù hợp với loại nền tảng, kê khai thông tin và đính kèm tài liệu. Kiểm tra lại danh sách tệp, phiên bản biểu mẫu và thông tin chủ quản trước khi gửi.

Lưu thông tin tiếp nhận để theo dõi. Không chọn thủ tục thông báo chỉ vì tên miền có bán sản phẩm; cần giữ đúng nhánh đã xác định theo mô hình của website.

Bước 4: Theo dõi phản hồi hồ sơ đăng ký

Thời hạn phản hồi là 07 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Kết quả phản hồi có thể là xác nhận, yêu cầu làm rõ hoặc từ chối có nêu lý do.

Cần đọc cả trạng thái trên tài khoản và nội dung thông báo đi kèm. Nếu có yêu cầu sửa đổi, hãy xác định rõ cần sửa tài liệu, thông tin khai báo hay cách website thể hiện mô hình trước khi gửi lại.

Hồ sơ được yêu cầu bổ sung hoặc bị từ chối: xử lý thế nào?

Trước tiên, lưu nội dung phản hồi và tách từng yêu cầu cần xử lý. Không nên chỉ sửa một trang chính sách rồi gửi lại khi thông báo còn yêu cầu làm rõ thông tin hoặc bổ sung tài liệu khác.

Nếu bị từ chối, đọc lý do để xác định điều kiện hoặc nội dung cần khắc phục rồi thực hiện lại bước khai báo theo quy định. Gửi lại cùng một bộ thông tin chưa sửa sẽ không giải quyết được vấn đề.

Cần chú ý thời hạn làm rõ: nếu trong 60 ngày kể từ lần đầu nhận yêu cầu làm rõ mà chủ quản không phản hồi hoặc cung cấp thông tin không đầy đủ, không hợp lệ thì hồ sơ bị chấm dứt tự động theo quy định.

Kiểm tra kết quả và gắn biểu tượng xác nhận

Gửi thành công hồ sơ chưa đồng nghĩa đã được xác nhận. Khi có kết quả, Anh/Chị cần đối chiếu thông tin được công khai trên hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử và sử dụng biểu tượng được cấp cho website của mình.

1. Kiểm tra tên miền và chủ sở hữu trên thông tin công khai có đúng với hồ sơ đã thực hiện không.
2. Gắn biểu tượng xác nhận theo kết quả và hướng dẫn của hệ thống.
3. Mở website và bấm vào biểu tượng để kiểm tra đường dẫn có đưa đến đúng thông tin công khai của website đó không.

Các ảnh trên chỉ dùng để minh họa. Khi triển khai, cần dùng biểu tượng và đường dẫn xác nhận được cấp cho chính website, thay vì lấy một ảnh logo trong bài rồi gắn lên trang.

Lưu kết quả xác nhận, thông tin tài khoản và tài liệu đã nộp để có thể tra cứu hoặc thực hiện thủ tục tiếp theo khi website thay đổi.

Những vướng mắc khi tự thực hiện hồ sơ

Đã gửi hồ sơ nhưng chưa thấy phản hồi thì kiểm tra ở đâu?

Kiểm tra tài khoản đã dùng để nộp, thông tin tiếp nhận và email đăng ký, bao gồm thư rác. Nếu cần liên hệ cơ quan xử lý, cung cấp mã hồ sơ và nội dung cần hỏi để được tra cứu đúng trường hợp, thay vì tạo nhiều hồ sơ mới cho cùng một nội dung.

Chỉ sửa nội dung trên website đã đủ để bổ sung hồ sơ chưa?

Cần đọc yêu cầu cụ thể. Có trường hợp phải sửa cả thông tin kê khai hoặc tài liệu đính kèm. Sau khi chỉnh website, Anh/Chị vẫn cần thực hiện việc phản hồi, cập nhật và gửi lại theo hướng dẫn trên hồ sơ để cơ quan xử lý có căn cứ kiểm tra.

Website đã được xác nhận trước đây có phải nộp mới không?

Cần kiểm tra hồ sơ đã được xác nhận và quy định chuyển tiếp. Theo Điều 53 của nghị định hướng dẫn, nền tảng đã được xác nhận thông báo hoặc đăng ký trước ngày 01/07/2026 được tiếp tục hoạt động theo nội dung đã xác nhận đến hết ngày 30/06/2027; trong thời gian này, chủ quản phải thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo quy định mới.

Với những thay đổi phát sinh sau khi đã được xác nhận, cần đối chiếu đúng trường hợp cập nhật, sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt; không mặc định cứ thay đổi giao diện là phải nộp mới.

Đặc biệt, khi đổi tên miền, thông tin pháp lý, chủ sở hữu hoặc mô hình vận hành, nên rà thủ tục tương ứng trước khi chỉ sửa thông tin hiển thị trên website.

Cần hỗ trợ khi hồ sơ vướng ở một bước cụ thể?

Nếu đã đối chiếu hướng dẫn nhưng vẫn chưa xác định được loại thủ tục hoặc cách xử lý phản hồi, Anh/Chị có thể xem phạm vi dịch vụ hỗ trợ thông báo, đăng ký website của Clickweb. Khi trao đổi, nên gửi đường dẫn website và nội dung phản hồi đang có để làm rõ phần cần hỗ trợ.

Nguồn đối chiếu: Luật Thương mại điện tử; nghị định hướng dẫn và biểu mẫu kèm theo. Khi thực hiện, đối chiếu thêm thông tin thủ tục đang công bố trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.