Quản trị website là gì? Công việc và cách tổ chức quản trị

Quản trị website là việc tổ chức, cập nhật và theo dõi hoạt động của website để thông tin chính xác, các chức năng sử dụng được và dữ liệu được quản lý phù hợp. Công việc này bao gồm nội dung, trải nghiệm người dùng, phối hợp kỹ thuật, quản lý tài khoản và kiểm tra kết quả vận hành.

Hiểu đơn giản, thiết kế tạo ra website ban đầu; quản trị giúp website tiếp tục phục vụ đúng mục đích khi doanh nghiệp, sản phẩm và nhu cầu người dùng thay đổi. Một trang giới thiệu ít cập nhật vẫn cần người chịu trách nhiệm. Một website bán hàng nhiều sản phẩm lại cần cách tổ chức công việc chặt chẽ hơn vì thông tin và giao dịch thay đổi thường xuyên.

Khi tìm hiểu quản trị website, điều cần làm rõ là website có những nhóm việc nào, ai quyết định thông tin và ai thực hiện. Có tài khoản đăng nhập mới là điều kiện để thao tác; chất lượng quản trị còn thể hiện ở việc những thay đổi được kiểm tra và theo dõi đến đâu.

Quản trị website gồm những nhóm công việc nào?

Khối lượng quản trị phụ thuộc loại website, chức năng và cách doanh nghiệp sử dụng. Dù do một người hay nhiều bộ phận cùng làm, các nhóm việc dưới đây vẫn cần được phân công phù hợp. Một người có thể phụ trách nhiều phần, nhưng mỗi phần nên có người chịu trách nhiệm rõ ràng.

Quản lý nội dung và thông tin công bố

Đây là phần liên quan đến những gì người dùng đọc trên website: thông tin doanh nghiệp, dịch vụ, sản phẩm, dự án, bài viết, hình ảnh, bảng giá và chính sách đang áp dụng. Người phụ trách cần biết thông tin nào còn đúng, thông tin nào đã thay đổi và đâu là nguồn dùng để xác nhận.

Ví dụ, doanh nghiệp đổi số điện thoại thì việc quản trị cần rà các vị trí đang dùng số cũ, từ trang liên hệ đến nội dung dịch vụ và nút gọi. Nếu chỉ sửa một chỗ, khách vẫn có thể gặp thông tin khác nhau tùy trang họ truy cập. Giá trị của công việc nằm ở sự thống nhất đó.

Với nội dung mới, người quản trị cần quan tâm cách đặt tiêu đề, chia đoạn, chọn hình và liên kết đến trang liên quan. Nội dung đã đăng cũng cần được xem lại khi sản phẩm ngừng bán, dịch vụ đổi phạm vi hoặc tài liệu ban đầu không còn phù hợp. Việc đăng thêm và việc sửa thông tin cũ đều thuộc nhóm công việc này.

Theo dõi trải nghiệm và các chức năng người dùng cần

Người truy cập thường đến website để tìm một thông tin hoặc hoàn thành một việc: xem sản phẩm, đọc chính sách, gửi yêu cầu, đặt hàng hay tìm cách liên hệ. Quản trị website cần theo dõi những phần giúp họ thực hiện mục đích đó, chẳng hạn menu, đường dẫn, biểu mẫu và cách trình bày trên điện thoại.

Một bài viết có đủ nội dung nhưng bảng bị che, ảnh khó xem hoặc nút gửi yêu cầu không hoạt động vẫn gây trở ngại. Vì vậy, việc kiểm tra cần đi từ góc nhìn người sử dụng. Người phụ trách nên hiểu khách sẽ đi qua những trang nào và dấu hiệu nào cho biết thao tác đã hoàn tất.

Những quan sát này giúp phân biệt vấn đề nội dung với vấn đề chức năng. Khách không hiểu điều kiện giao hàng có thể cần một cách giải thích rõ hơn; khách điền đúng biểu mẫu nhưng không gửi được lại cần kiểm tra kỹ thuật. Xác định đúng vấn đề sẽ giúp giao đúng người xử lý.

Phối hợp vận hành kỹ thuật và hạ tầng

Website hoạt động dựa trên phần mềm, dữ liệu và hạ tầng liên quan. Người phụ trách quản trị cần biết đầu mối kỹ thuật, nơi quản lý tên miền, hosting và những thành phần quan trọng khác để phối hợp khi có lỗi, cảnh báo hoặc nhu cầu thay đổi.

Phần kỹ thuật có thể bao gồm theo dõi khả năng truy cập, ghi nhận lỗi, kiểm tra cập nhật phần mềm và phối hợp sao lưu. Việc cập nhật cần được xem xét cùng khả năng tương thích, bản sao dữ liệu và cách kiểm tra sau thay đổi. Những thao tác ảnh hưởng hệ thống nên do người có chuyên môn và quyền phù hợp thực hiện.

Chủ doanh nghiệp không cần tự xử lý mọi vấn đề kỹ thuật, nhưng nên biết ai đang phụ trách và cách yêu cầu hỗ trợ. Nếu thông tin này chỉ nằm ở một người đã nghỉ việc hoặc một tài khoản không còn truy cập được, việc xử lý sự cố sẽ trở nên khó khăn hơn.

Quản lý tài khoản, quyền truy cập và dữ liệu

Website có thể có nhiều nhóm tài khoản: người đăng nội dung, người duyệt, người quản lý sản phẩm, người xử lý đơn và người phụ trách kỹ thuật. Việc quản trị cần xác định ai được xem hoặc thay đổi phần nào, đồng thời rà lại quyền khi có thay đổi nhân sự.

Dữ liệu cũng cần có người chịu trách nhiệm. Tài liệu sản phẩm, hình ảnh, nội dung và thông tin khách gửi về nên được quản lý theo mục đích sử dụng. Khi một yêu cầu liên hệ đi vào website, cần biết ai tiếp nhận và dữ liệu đó được chuyển tới đâu để tránh bị bỏ quên.

Phân công tài khoản và người phụ trách giúp việc bàn giao rõ hơn. Người tiếp quản có thể biết đâu là thông tin chính thức, đâu là tài liệu đang chờ xác nhận và cần liên hệ ai khi có vấn đề. Đây là nền tảng tổ chức công việc, kể cả với website quy mô nhỏ.

Theo dõi kết quả sử dụng và nhu cầu cải thiện

Quản trị website còn bao gồm việc quan sát website có đang phục vụ mục đích ban đầu hay không. Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể quan tâm người dùng tìm thông tin nào, trang nào thường được xem, yêu cầu liên hệ có được tiếp nhận và những lỗi nào đang lặp lại.

Thông tin từ công cụ theo dõi cần được kết hợp với phản hồi thực tế. Một trang có lượt xem nhưng khách vẫn hỏi lại cùng một điều có thể đang giải thích chưa rõ. Một chức năng có vẻ hoạt động bình thường khi kiểm tra nội bộ vẫn cần được xem lại nếu khách phản ánh gặp lỗi trên thiết bị khác.

Mục đích của việc theo dõi là có căn cứ cải thiện. Người phụ trách cần tách điều đã quan sát được, nguyên nhân đã xác minh và giả định cần kiểm tra thêm. Cách làm này giúp doanh nghiệp hiểu vấn đề rõ hơn trước khi quyết định sửa nội dung hoặc thay đổi chức năng.

Ai chịu trách nhiệm quản trị một website?

Quản trị website là một công việc tổ chức, không nhất thiết là tên của một vị trí duy nhất. Với website nhỏ, chủ doanh nghiệp có thể trực tiếp cập nhật và phối hợp người làm kỹ thuật. Với website nhiều nội dung hoặc nhiều giao dịch, trách nhiệm thường được chia cho các bộ phận khác nhau.

Bảng trên mô tả các vai trò cần có trong công việc, không có nghĩa doanh nghiệp phải bố trí từng ấy nhân sự. Điều quan trọng là một việc có người thực hiện và có người xác nhận khi cần. Hai trách nhiệm này có thể cùng một người nếu quy mô và tính chất website phù hợp.

Ví dụ, người đăng bài có thể biết cách nhập sản phẩm nhưng không phải người quyết định giá bán. Khi giá thay đổi, cần có nguồn xác nhận từ phía kinh doanh hoặc người có thẩm quyền. Phân biệt trách nhiệm giúp tránh tình trạng người thao tác phải tự đoán một thông tin thuộc hoạt động doanh nghiệp.

Khi cần lựa chọn mô hình nhân sự nội bộ hoặc phối hợp bên ngoài, Anh/Chị có thể xem thêm khi nào nên tự quản trị website hoặc thuê ngoài. Trước khi lựa chọn, vẫn cần xác định các vai trò và dữ liệu nào doanh nghiệp phải chủ động nắm giữ.

Người quản trị website cần những kỹ năng gì?

Kỹ năng cần thiết phụ thuộc nhóm việc được giao. Người cập nhật nội dung không nhất thiết phải tự viết phần mềm; người phụ trách kỹ thuật cũng cần nhận được thông tin kinh doanh chính xác để thực hiện thay đổi. Một người quản trị hiệu quả cần hiểu giới hạn của mình và phối hợp đúng đầu mối.

• Hiểu mục đích và cấu trúc website: biết website phục vụ ai, các trang quan trọng nằm ở đâu và người dùng cần thực hiện những việc gì.
• Biên tập thông tin: trình bày rõ ý, kiểm tra dữ liệu, sử dụng hình ảnh phù hợp và giữ nội dung thống nhất với hoạt động doanh nghiệp.
• Sử dụng hệ thống quản lý nội dung: thực hiện các thao tác được cấp quyền, xem trước và kiểm tra kết quả sau khi cập nhật.
• Quan sát và mô tả vấn đề: ghi nhận đúng trang, thiết bị, thao tác và hiện tượng để người liên quan có thể kiểm tra lại.
• Tổ chức công việc: quản lý yêu cầu, nguồn thông tin, người xác nhận và tình trạng thực hiện để những việc quan trọng không bị bỏ sót.

Kỹ năng kiểm tra thường quan trọng ngang với kỹ năng thao tác. Một người có thể đăng nội dung rất nhanh nhưng vẫn cần xem trang sau khi lưu: hình có đúng không, tiêu đề có dễ hiểu không, đường dẫn có mở được và thông tin đã được xác nhận chưa.

Nếu đang bắt đầu học cách sử dụng trang quản trị, Anh/Chị có thể đọc hướng dẫn thao tác quản trị website. Việc hiểu khái niệm giúp biết mình đang chịu trách nhiệm điều gì; hướng dẫn thao tác giúp thực hiện từng công việc trên hệ thống cụ thể.

Với các thay đổi ảnh hưởng mã nguồn, cấu hình hoặc dữ liệu hệ thống, cần phối hợp người có chuyên môn phù hợp. Biết khi nào cần chuyển việc cũng là một phần của quản trị, giúp vấn đề được xử lý đúng người thay vì tiếp tục thử những thay đổi chưa rõ tác động.

Quản trị website khác gì với bảo trì, duy trì và SEO?

Bốn khái niệm này có liên quan và có thể giao nhau trong thực tế. Có đơn vị dùng từ quản trị để bao quát cả nội dung lẫn kỹ thuật; có nơi tách thành từng nhóm. Vì vậy, nên hiểu mục tiêu chính của mỗi phần rồi xác định công việc cụ thể, thay vì chỉ dựa vào tên gọi.

Ví dụ, gia hạn tên miền là việc duy trì điều kiện hoạt động. Sửa biểu mẫu không gửi được là một vấn đề kỹ thuật. Cập nhật thông tin dịch vụ và kiểm tra khách có đọc đúng nội dung là công việc quản trị thường gặp. Các phần này có thể cùng xuất hiện trong một giai đoạn vận hành.

Quản trị cũng có thể hỗ trợ việc làm SEO thông qua nội dung rõ, hình ảnh phù hợp và liên kết có ích cho người đọc. Tuy nhiên, để đánh giá một kế hoạch SEO cần xem mục tiêu tìm kiếm và các công việc tương ứng. Số bài đăng mới không đủ để đại diện cho toàn bộ hoạt động SEO.

Cách phân biệt hữu ích nhất là đặt câu hỏi theo vấn đề: website đang cần thông tin mới, đang có lỗi, đang thiếu điều kiện tiếp tục hoạt động hay đang cần cải thiện khả năng được tìm thấy? Trả lời được câu này sẽ giúp doanh nghiệp giao đúng việc và đánh giá kết quả đúng phần.

Ví dụ minh họa quản trị website trong hoạt động doanh nghiệp

Hai tình huống dưới đây dùng để minh họa mối liên hệ giữa các nhóm việc. Đây không phải số liệu hay kết quả triển khai của một khách hàng cụ thể.

Website giới thiệu dịch vụ và dự án

Một doanh nghiệp thi công hoàn thành dự án mới, đồng thời thay đổi người phụ trách tư vấn. Để website phản ánh đúng hoạt động hiện tại, cần bổ sung hình ảnh và mô tả dự án, xác nhận những thông tin được phép công bố rồi cập nhật đầu mối liên hệ ở các vị trí liên quan.

Người phụ trách nội dung chuẩn bị trang dự án, người nắm thông tin công trình kiểm tra mô tả, còn người theo dõi website xem hình và các liên kết có hiển thị phù hợp không. Nếu biểu mẫu liên hệ gặp lỗi, vấn đề được chuyển cho đầu mối kỹ thuật thay vì xem việc đăng dự án là đã hoàn thành toàn bộ yêu cầu.

Trong ví dụ này, quản trị thể hiện ở sự phối hợp từ thông tin thực tế đến nội dung công khai và cách khách liên hệ. Doanh nghiệp có thể hoàn thành công việc mà không nhất thiết phải đăng nhiều bài; điều cần kiểm tra là những thông tin quan trọng đã được cập nhật đầy đủ và thống nhất hay chưa.

Website bán hàng có sản phẩm và chương trình thay đổi

Một cửa hàng kết thúc chương trình ưu đãi cho một nhóm sản phẩm. Thông tin cần được rà ở trang sản phẩm, banner và những vị trí đang giới thiệu chương trình. Nếu điều kiện bán hàng đã thay đổi, người phụ trách cần lấy thông tin được xác nhận trước khi cập nhật.

Sau đó, cần xem người mua nhìn thấy giá và điều kiện như thế nào khi chuyển qua các bước liên quan. Nếu có nhiều tài khoản cùng quản lý sản phẩm, cần biết ai xác nhận dữ liệu cuối cùng và ai chịu trách nhiệm ghi nhận phản ánh khi khách gặp thông tin chưa thống nhất.

Ví dụ này cho thấy khối lượng quản trị phụ thuộc nhịp thay đổi của doanh nghiệp. Một sản phẩm vẫn có thể cần được kiểm tra nhiều lần khi giá, hình ảnh hoặc điều kiện cung cấp thay đổi, dù website không phát sinh thêm một trang sản phẩm mới.

Bắt đầu tổ chức công việc quản trị website từ đâu?

Khi chưa có cách làm rõ ràng, chủ website có thể bắt đầu bằng việc xác định mục đích sử dụng, người phụ trách và những nguồn thông tin chính. Đây là phần tổ chức trách nhiệm trước khi lập danh sách thao tác chi tiết.

Xác định website đang phục vụ mục đích nào

Website dùng để giới thiệu năng lực sẽ có những nội dung cần theo dõi khác với website nhận đơn bán hàng. Một website có nhiều tài liệu cho đối tác cũng cần cách kiểm tra khác với trang giới thiệu một dịch vụ. Mục đích sử dụng giúp nhận diện những khu vực quan trọng trước.

Anh/Chị có thể bắt đầu từ câu hỏi người truy cập đến đây để biết hoặc làm điều gì. Từ đó, xác định các trang và chức năng giúp họ hoàn thành mục đích ấy. Cách nhìn này giúp việc quản trị tập trung vào phần có giá trị sử dụng, thay vì chỉ theo dõi số lần cập nhật.

Xác định nguồn thông tin và người quyết định

Mỗi nhóm thông tin nên có nguồn xác nhận phù hợp. Giá và tình trạng sản phẩm có thể thuộc người phụ trách kinh doanh; mô tả dịch vụ có thể cần bộ phận chuyên môn kiểm tra; thông tin doanh nghiệp và chính sách cần có người được phân công xác nhận.

Khi có thay đổi, cần biết thông tin nào là bản cuối và những trang nào đang sử dụng dữ liệu đó. Một yêu cầu sửa số điện thoại hoặc thay tên dịch vụ có thể liên quan nhiều vị trí. Nắm được nguồn thông tin sẽ giúp việc cập nhật nhất quán hơn.

Phân công thực hiện, kiểm tra và tiếp nhận phản hồi

Người thực hiện cần biết phần việc và quyền được sử dụng. Người kiểm tra cần biết điều kiện để xác nhận công việc đã hoàn tất. Người tiếp nhận phản hồi cần có cách chuyển vấn đề đến đúng đầu mối nếu khách phát hiện thông tin sai hoặc chức năng khó sử dụng.

Với một doanh nghiệp nhỏ, các vai trò này có thể do một người đảm nhiệm. Dù vậy, vẫn nên ghi nhận yêu cầu và phần đã xử lý để sau này có thể xem lại. Khi công việc tăng lên hoặc có người mới tiếp quản, những ghi nhận đó trở thành thông tin bàn giao hữu ích.

Ghi nhận những gì đã thay đổi và phần còn chờ

Một danh sách quản lý công việc có thể ghi nội dung cần cập nhật, trang liên quan, người phụ trách và tình trạng thực hiện. Không cần bắt đầu bằng hệ thống phức tạp; điều quan trọng là mọi người có cùng cách hiểu về việc đang chờ, việc đã làm và việc còn cần xác nhận.

Thông tin ghi nhận nên giúp người khác kiểm tra được. Chẳng hạn, thay vì chỉ viết “đã cập nhật website”, có thể ghi rõ trang nào thay đổi và phần thông tin nào đã được sửa. Khi phát sinh phản ánh, doanh nghiệp sẽ dễ đối chiếu hơn với tình trạng trước và sau cập nhật.

Làm sao nhận biết website đang được quản trị tốt?

Một website được quản trị phù hợp cần cho thấy thông tin đáng tin cậy, các chức năng cần thiết sử dụng được và người phụ trách nắm được tình trạng hiện tại. Giao diện đẹp hoặc số bài nhiều chỉ phản ánh một phần; cần xem cả cách thông tin và công việc được quản lý.

Các dấu hiệu này nên được nhìn cùng mục đích website. Một trang giới thiệu ít thay đổi không nhất thiết phải liên tục có bài mới. Ngược lại, website nhiều sản phẩm có thể cần kiểm tra thông tin thường xuyên hơn để giữ dữ liệu hiển thị phù hợp với hoạt động bán hàng.

Cũng cần xem từ phía người sử dụng. Người nội bộ quen bố cục có thể tìm thông tin rất nhanh, còn khách mới lại không biết điều kiện áp dụng nằm ở đâu. Những câu hỏi lặp lại từ khách là dữ liệu hữu ích để xem cách trình bày đã đủ rõ hay chưa.

Khi đánh giá, nên tách hiện tượng khỏi nguyên nhân. Lượt gửi yêu cầu giảm có thể cần kiểm tra nhiều yếu tố; phát hiện một biểu mẫu lỗi là thông tin cụ thể hơn nhưng vẫn cần xác minh phạm vi ảnh hưởng. Việc quản trị tốt giúp doanh nghiệp có căn cứ để tìm hiểu, thay vì kết luận từ một con số đơn lẻ.

Nên kiểm tra và cập nhật website theo nhịp nào?

Nhịp quản trị nên theo tốc độ thay đổi thông tin, vai trò của website và mức ảnh hưởng khi xảy ra vấn đề. Một lịch dùng chung cho mọi website khó phản ánh đầy đủ nhu cầu thực tế. Website có nhiều giao dịch và website giới thiệu ít thay đổi thường cần cách bố trí khác nhau.

• Khi thông tin kinh doanh thay đổi: cần xem lại những trang, hình và chức năng đang dùng thông tin liên quan.
• Sau khi cập nhật nội dung hoặc chức năng: cần kiểm tra kết quả hiển thị và những thao tác bị ảnh hưởng.
• Theo chu kỳ được phân công: rà tình trạng chung, nội dung cũ, đầu mối tiếp nhận và những vấn đề chưa được xử lý.

Việc cập nhật cũng cần có lý do. Đăng một bài mới có thể hữu ích nếu giải quyết câu hỏi thực tế; sửa một trang cũ có thể cần thiết hơn nếu trang đó đang cung cấp thông tin sai. Người phụ trách nên xem giá trị sử dụng và mức ưu tiên để quyết định công việc.

Để chuyển phần tổ chức này thành danh sách kiểm tra cụ thể, Anh/Chị có thể tham khảo checklist kiểm tra website hằng tháng. Danh sách chi tiết nên được điều chỉnh theo chức năng và cách vận hành của chính website, đồng thời có người chịu trách nhiệm theo dõi.

Câu hỏi thường gặp khi tìm hiểu quản trị website

Quản trị website và đăng bài lên website khác nhau thế nào?

Đăng bài là một thao tác trong nhóm công việc nội dung. Quản trị còn liên quan đến thông tin được đăng có đúng không, cách trình bày có dùng được không, chức năng liên quan có hoạt động và ai theo dõi sau khi cập nhật. Một người có thể làm cả hai, nhưng trách nhiệm quản trị rộng hơn thao tác xuất bản.

Người quản trị website có cần biết lập trình không?

Điều này phụ thuộc công việc được giao. Người quản lý nội dung có thể thực hiện nhiều việc bằng hệ thống đã được xây dựng sẵn. Với lỗi hoặc thay đổi liên quan mã nguồn và dữ liệu hệ thống, cần người có chuyên môn kỹ thuật phù hợp. Người phụ trách chung cần nhận diện được khi nào phải phối hợp thêm.

Quản trị website có nhất thiết thuộc bộ phận IT không?

Doanh nghiệp có thể tổ chức theo nhiều cách. Nội dung, sản phẩm và phản hồi khách thường cần người hiểu hoạt động kinh doanh; kỹ thuật cần đầu mối có chuyên môn tương ứng. Bộ phận nào phụ trách chung phụ thuộc mô hình doanh nghiệp, nhưng trách nhiệm xác nhận thông tin và trách nhiệm thao tác vẫn cần được làm rõ.

Website nhỏ, ít cập nhật có cần người phụ trách không?

Vẫn nên xác định người chịu trách nhiệm với thông tin và các chức năng đang sử dụng. Khối lượng có thể ít và cách tổ chức có thể đơn giản hơn. Khi có thay đổi, cảnh báo hoặc phản ánh từ người truy cập, doanh nghiệp cần biết ai kiểm tra và ai có quyền xử lý.

Website đã đủ nội dung thì còn cần quản trị gì?

Thông tin có thể thay đổi sau khi đăng, chức năng có thể phát sinh vấn đề và người phụ trách có thể được thay thế. Khi website đã có nền nội dung đầy đủ, việc quản trị có thể tập trung vào độ chính xác, khả năng sử dụng, dữ liệu và các thay đổi thực tế, thay vì liên tục bổ sung trang mới.

Có tài khoản quản trị đã đồng nghĩa với việc nắm toàn bộ website chưa?

Cần xem tài khoản đó được phép làm gì và những thành phần khác do ai quản lý. Quyền cập nhật nội dung trên website có thể khác quyền quản lý tên miền, hosting hoặc dữ liệu hệ thống. Chủ website nên nắm đầu mối và thông tin sở hữu để việc phối hợp, bàn giao không phụ thuộc vào một tài khoản đơn lẻ.

Khi đã hiểu các nhóm công việc, Anh/Chị có thể bắt đầu bằng việc ghi rõ người phụ trách, nguồn thông tin và những khu vực quan trọng trên website. Nếu cần một đơn vị hỗ trợ thực hiện, có thể xem phạm vi dịch vụ quản trị website tại Clickweb để đối chiếu với nhu cầu đã xác định.

Tài liệu tham khảo: nguyên tắc bảo mật website trên MDN và hướng dẫn SEO cơ bản của Google.