Với email theo tên miền riêng, máy chủ thường có dạng mail.tenmiencuaban, ví dụ mail.clickweb.vn. Tuy nhiên, thông số chính xác vẫn nên lấy theo email quản trị, hosting hoặc nhà cung cấp email đang cấp cho Anh/Chị.

Nếu dùng email trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại và webmail, Anh/Chị nên ưu tiên IMAP. Nếu chỉ muốn tải mail về một máy chính, có thể dùng POP3, nhưng cần hiểu rõ cách POP3 lưu mail để tránh nhầm là bị mất mail trên webmail.

Thông số thường dùng: IMAP dùng cổng 993 SSL/TLS, POP3 dùng cổng 995 SSL/TLS, SMTP gửi đi nên ưu tiên 587 STARTTLS/TLS. SMTP 465 SSL/TLS có thể dùng nếu server hỗ trợ. SMTP 25 không nên ưu tiên vì dễ bị chặn hoặc thiếu mã hóa.

Nếu Anh/Chị đang dùng email theo tên miền riêng cho doanh nghiệp, có thể xem thêm Email Server Doanh Nghiệp. Nếu email đang chạy chung với hosting website, nên kiểm tra thêm dung lượng, backup và bảo mật ở gói Hosting Cơ Bản.

Cần chuẩn bị gì trước khi cài email vào Outlook?

Trước khi mở Outlook, Anh/Chị nên chuẩn bị sẵn các thông tin sau để tránh nhập thiếu hoặc nhập sai giữa chừng:

• Địa chỉ email đầy đủ: ví dụ support@tenmiencuaban.com.
• Mật khẩu email: mật khẩu của hộp thư, không phải mật khẩu hosting hay mật khẩu quản trị website.
• Máy chủ thư đến: thường là mail.tenmiencuaban hoặc server do nhà cung cấp gửi.
• Máy chủ thư đi: thường là mail.tenmiencuaban hoặc SMTP server riêng.
• Loại tài khoản: IMAP hoặc POP3.
• Cổng và mã hóa: IMAP 993 SSL/TLS, POP3 995 SSL/TLS, SMTP 587 STARTTLS/TLS hoặc thông số riêng của nhà cung cấp.

Nên chọn IMAP hay POP3 khi cài Outlook?

IMAP phù hợp nếu Anh/Chị dùng email trên nhiều thiết bị. Khi đọc, xóa hoặc sắp xếp email trên một thiết bị, dữ liệu thường được đồng bộ với server và các thiết bị khác. Đây là lựa chọn an toàn hơn cho phần lớn doanh nghiệp.

POP3 phù hợp khi Anh/Chị muốn tải email về một máy tính chính. Tuy nhiên, nếu cấu hình POP3 xóa mail khỏi server sau một số ngày, Webmail có thể không còn thấy các email cũ dù Outlook trên máy vẫn còn. Vì vậy, nếu chưa chắc nên chọn gì, Anh/Chị nên ưu tiên IMAP.

Thông số email thường dùng khi cài vào Outlook

Với email theo tên miền riêng, Anh/Chị có thể dùng nhóm thông số dưới đây làm khung kiểm tra. Nếu nhà cung cấp email gửi thông số khác, hãy ưu tiên thông số của nhà cung cấp.

Cổng 143, 110 hoặc 25 chỉ nên dùng khi server yêu cầu đặc biệt. Với người dùng phổ thông, các cổng mã hóa sẽ an toàn và ổn định hơn.

Lưu ý nếu dùng Outlook.com, Hotmail hoặc Microsoft 365

Bài này chủ yếu dành cho email theo tên miền riêng. Nếu Anh/Chị cài Outlook.com, Hotmail hoặc Microsoft 365, thông số có thể khác và Outlook thường có thể tự nhận tài khoản tốt hơn khi đăng nhập trực tiếp.

• Outlook.com / Hotmail: IMAP thường dùng outlook.office365.com cổng 993 SSL/TLS, POP3 dùng outlook.office365.com cổng 995 SSL/TLS, SMTP dùng smtp-mail.outlook.com cổng 587 STARTTLS.
• Microsoft 365 doanh nghiệp: IMAP/POP thường dùng outlook.office365.com, SMTP thường dùng smtp.office365.com cổng 587 STARTTLS.
• Gửi không được trên Microsoft 365: cần kiểm tra chính sách bảo mật, Modern Auth/OAuth2 hoặc SMTP AUTH theo thiết lập của quản trị viên.

Các bước cài đặt email vào Outlook Classic

Các bước dưới đây phù hợp với Outlook Classic trên Windows. Nếu Anh/Chị đang dùng New Outlook và giao diện khác ảnh cũ, hãy tìm phần Accounts hoặc chuyển sang Outlook Classic nếu cần nhập thông số thủ công nâng cao.

Bước 1: Mở Outlook và chọn File

Mở phần mềm Outlook trên máy tính, sau đó chọn File ở góc trên bên trái.

Bước 2: Chọn Add Account

Chọn Add Account để thêm tài khoản email mới vào Outlook. Nếu Outlook tự nhận cấu hình đúng, Anh/Chị có thể làm theo hướng dẫn trên màn hình. Nếu không tự nhận, chọn thiết lập thủ công.

Bước 3: Chọn thiết lập thủ công

Ở một số phiên bản Outlook, Anh/Chị cần chọn Advanced options rồi bật tùy chọn thiết lập thủ công. Với Outlook Classic cũ, có thể chọn Manual setup hoặc POP or IMAP.

Bước 4: Nhập thông tin tài khoản

Khi Outlook yêu cầu nhập thông tin, Anh/Chị điền như sau:

• Your Name: tên người gửi hiển thị khi gửi mail.
• Email Address: nhập đầy đủ địa chỉ email.
• Account Type: chọn IMAP hoặc POP3.
• Incoming Mail Server: nhập mail.tenmiencuaban hoặc server nhà cung cấp gửi.
• Outgoing Mail Server: nhập mail.tenmiencuaban hoặc SMTP server nhà cung cấp gửi.
• User Name: nhập đầy đủ địa chỉ email, không chỉ nhập phần trước dấu @.
• Password: nhập mật khẩu hộp thư.

Cấu hình More Settings trong Outlook

Sau khi nhập thông tin tài khoản, Anh/Chị cần kiểm tra thêm phần More Settings. Đây là bước nhiều người bỏ qua nên Outlook nhận được mail nhưng không gửi được, hoặc test tài khoản báo lỗi SMTP.

Tab Outgoing Server

Tại tab Outgoing Server, đánh dấu My outgoing server (SMTP) requires authentication, sau đó chọn Use same settings as my incoming mail server. Thiết lập này giúp Outlook dùng đúng tài khoản email để gửi mail đi.

Tab Advanced

Tại tab Advanced, nhập đúng cổng và mã hóa:

• Nếu chọn IMAP: Incoming Server dùng 993 SSL/TLS.
• Nếu chọn POP3: Incoming Server dùng 995 SSL/TLS.
• Outgoing Server SMTP: dùng 587 STARTTLS/TLS.
• Nếu SMTP 587 không chạy: thử 465 SSL/TLS nếu server hỗ trợ.

Lưu ý khi dùng POP3 trong Outlook

Nếu Anh/Chị chọn POP3, hãy kiểm tra kỹ tùy chọn giữ bản sao email trên server. Một số cấu hình POP3 có thể tải mail về Outlook rồi xóa mail trên server sau một số ngày. Khi đó, Webmail có thể thiếu email cũ dù Outlook trên máy vẫn còn.

• Leave a copy of messages on the server: giữ một bản email trên Webmail sau khi tải về Outlook.
• Remove from server after ... days: nếu bật, Outlook có thể xóa email cũ khỏi server sau số ngày đã chọn.

Nếu Anh/Chị dùng email trên nhiều thiết bị hoặc cần dữ liệu đồng bộ ổn định, nên dùng IMAP thay vì POP3.

Nhấn Test Account Settings và xử lý lỗi thường gặp

Sau khi cấu hình xong, Anh/Chị nhấn Test Account Settings để kiểm tra gửi và nhận. Nếu Outlook báo lỗi, hãy rà theo thứ tự sau:

1. Kiểm tra máy chủ mail

Hãy kiểm tra lại server có đúng là mail.tenmiencuaban hoặc đúng thông tin nhà cung cấp gửi hay không. Chỉ sai một ký tự trong server cũng có thể làm Outlook không kết nối được.

2. Kiểm tra username và mật khẩu

Username nên nhập đầy đủ địa chỉ email. Mật khẩu phải là mật khẩu của hộp thư, không phải mật khẩu quản trị website, hosting hoặc tài khoản Microsoft khác.

3. Kiểm tra cổng và mã hóa

Nếu cổng hoặc kiểu mã hóa không khớp, Outlook có thể nhận được nhưng không gửi được, hoặc ngược lại. Hãy ưu tiên IMAP 993 SSL/TLS, POP3 995 SSL/TLS và SMTP 587 STARTTLS/TLS.

4. Kiểm tra xác thực SMTP

Nếu chưa bật My outgoing server (SMTP) requires authentication, Outlook rất dễ lỗi khi gửi mail. Đây là lỗi phổ biến khi nhận được mail nhưng không gửi được.

5. Kiểm tra firewall, nhà mạng hoặc chính sách máy chủ

Nếu SMTP 25 lỗi, hãy chuyển sang 587 hoặc 465 theo thông số server. Với Microsoft 365, cần kiểm tra thêm SMTP AUTH hoặc chính sách bảo mật của tài khoản.

Hướng dẫn cài email vào điện thoại

Thông số cài email vào điện thoại cũng tương tự Outlook. Anh/Chị có thể dùng Mail trên iPhone, Gmail, Outlook Mobile, Samsung Mail hoặc ứng dụng email khác. Nếu dùng nhiều thiết bị, vẫn nên chọn IMAP để đồng bộ dữ liệu tốt hơn.

• Incoming Mail Server: mail.tenmiencuaban hoặc server nhà cung cấp gửi.
• IMAP: 993 SSL/TLS.
• POP3: 995 SSL/TLS.
• Outgoing SMTP: 587 STARTTLS/TLS.
• Username nên nhập đầy đủ địa chỉ email.

Bảo mật email khi dùng Outlook

Email doanh nghiệp thường chứa báo giá, hợp đồng, thông tin khách hàng và tài khoản quan trọng. Vì vậy, sau khi cài vào Outlook, Anh/Chị nên chú ý thêm các điểm bảo mật cơ bản.

Đặt mật khẩu đủ mạnh

Mật khẩu nên đủ dài, có chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Không nên dùng tên công ty, số điện thoại, ngày sinh hoặc mật khẩu quá dễ đoán.

Dùng Outlook bản quyền và máy tính an toàn

Anh/Chị nên dùng Outlook bản quyền, cập nhật hệ điều hành và tránh cài phần mềm lạ. Máy tính nhiễm malware có thể làm lộ mật khẩu email dù thông số cài đặt hoàn toàn đúng.

Cẩn thận email giả danh hệ thống

Các email giả danh thường báo hộp thư đầy, tài khoản hết hạn, bị chặn hoặc cần xác minh mật khẩu. Không nên bấm link lạ và không nhập mật khẩu email vào form không rõ nguồn gốc. Nếu đã lỡ nhập, hãy đổi mật khẩu ngay và báo người quản trị kiểm tra.

Nếu website có form liên hệ, tài khoản quản trị và email doanh nghiệp, Anh/Chị cũng nên đọc thêm bài HTTPS và bảo mật website để rà lại lớp bảo mật cơ bản.

Khi nào nên nhờ Clickweb kiểm tra?

Anh/Chị nên gửi thông tin để Clickweb kiểm tra khi Outlook báo lỗi gửi/nhận, không đăng nhập được, gửi được nhưng không nhận được, nhận được nhưng không gửi được, mail trên Outlook và Webmail không giống nhau hoặc nghi ngờ tài khoản bị spam.

Thông tin nên gửi gồm: tên miền, địa chỉ email cần cài, ảnh lỗi Outlook, loại tài khoản đang chọn IMAP hay POP3, máy chủ đang nhập, cổng đang dùng và phần mã hóa đã chọn.

Nếu Anh/Chị đang chọn lại hạ tầng cho website và email, có thể xem thêm bài chọn hosting phù hợp cho website. Nếu muốn xây email theo thương hiệu riêng, tên miền cũng là phần nên chuẩn bị kỹ; Anh/Chị có thể tham khảo tên miền .vn.

Câu hỏi thường gặp

Nên chọn IMAP hay POP3 khi cài email vào Outlook?

Nên chọn IMAP nếu Anh/Chị dùng email trên nhiều thiết bị hoặc cần đồng bộ với Webmail. POP3 chỉ phù hợp khi muốn tải mail về một máy chính và quản lý dung lượng hộp thư trên server.

SMTP nên dùng cổng 587 hay 465?

Nên ưu tiên SMTP 587 với STARTTLS/TLS. Nếu server hỗ trợ 465 SSL/TLS và Outlook gửi nhận ổn, có thể dùng 465. Cổng 25 không nên ưu tiên cho người dùng Outlook vì dễ bị chặn hoặc thiếu mã hóa.

Vì sao Outlook nhận được mail nhưng không gửi được?

Lỗi này thường do sai SMTP server, sai cổng gửi mail, chưa bật xác thực SMTP, sai mật khẩu, firewall hoặc nhà mạng chặn cổng. Hãy kiểm tra tab Outgoing Server và Advanced trước.

Vì sao Webmail thiếu mail nhưng Outlook vẫn còn?

Nếu dùng POP3 và bật tùy chọn xóa mail khỏi server sau một số ngày, Webmail có thể thiếu mail cũ. Nếu cần đồng bộ email giữa Outlook, điện thoại và Webmail, nên dùng IMAP.

Tài khoản Outlook.com có dùng mail.tenmiencuaban không?

Không. Outlook.com hoặc Hotmail dùng thông số riêng của Microsoft, thường là outlook.office365.com và smtp-mail.outlook.com. Email theo tên miền riêng của doanh nghiệp mới thường dùng dạng mail.tenmiencuaban hoặc server do nhà cung cấp gửi.

Cài email vào Outlook bị lỗi mật khẩu thì kiểm tra gì?

Hãy kiểm tra lại mật khẩu hộp thư, username đã nhập đủ địa chỉ email chưa, tài khoản có bị khóa không và Outlook có yêu cầu app password hoặc xác thực hiện đại không. Với Microsoft 365, có thể cần quản trị viên kiểm tra chính sách bảo mật.

Bài viết và dịch vụ liên quan

• Email Server Doanh Nghiệp
• Hosting Cơ Bản
• Chọn hosting phù hợp cho website
• HTTPS và bảo mật website
• Tên miền .vn